لماذا وصل البنك أقل من مبيعات البطاقة؟ مطابقة تسوية خطوة بخطوة

يظهر تقرير المحل عمليات بطاقة بقيمة 2400، لكن الإيداع البنكي وصل 1902. الفرق لا يعني تلقائيًا أن بيعًا ضاع أو أن البنك اقتطع عمولة مقدارها 498. قد تضم التسوية رد مبلغ من عملية سابقة، ورسمًا، واعتراضًا، ومبلغًا لم يحن الإفراج عنه.

الطريقة العملية هي بناء جسر بين ثلاث مجموعات من السجلات: عمليات البيع، وحركات رصيد مزود الدفع، والمبلغ الذي وصل إلى البنك. المثال هنا افتراضي بعملة واحدة، وأرقامه ليست تسعيرة Stripe أو أي شركة أخرى.

ابدأ بتسوية واحدة يمكن تحديدها

اختر مرجع تسوية واحدًا من تقرير مزود الدفع، ثم اجمع العمليات التي يذكر التقرير أنها تدخل فيها. في مثالنا نسميه «تسوية أ»، وعملياته المحصلة بتاريخ 6 أكتوبر، بينما ظهر الإيداع في البنك يوم 8 أكتوبر. اختلاف اليومين وحده لا يجعل التسوية ناقصة.

ثبّت العملة والمنطقة الزمنية وتاريخ القطع في التقرير. لا تجمع كل مبيعات يوم 8 لمجرد أن البنك استلم المال في ذلك اليوم. يبين دليل Stripe لمطابقة التسويات، كمثال على تقارير المزودين، أن التسوية تُحلل إلى حركات مثل المدفوعات والردود والرسوم. قد تختلف أسماء التقارير وآلية التجميع لدى مزودك.

فسّر الفرق 498 بندًا بندًا

الحساب: 2400 − 150 − 48 − 100 − 200 = 1902. والفرق بين المدفوعات والإيداع يساوي 150 + 48 + 100 + 200 = 498. لا نسجل الـ498 كلها تحت «عمولات»، لأن بنودها مختلفة.

المبلغ المحتجز 200 لم يصبح مصروفًا لمجرد أنه لم يصل البنك. ما زال ضمن رصيد موثق لدى المزود في هذا المثال. والخصم المرتبط بالاعتراض يخفض الرصيد الآن، لكنه لا يثبت وحده خسارة نهائية؛ تابع حالة الاعتراض وأي رد لاحق للمبلغ، ثم اعتمد التصنيف المناسب للواقعة.

اختبار ثانٍ يمنع احتساب الاحتجاز مرتين

لنفترض أن رصيد المزود في بداية هذه الحالة صفر ولا توجد حركات أخرى. رصيده الختامي يُحسب من الأموال الداخلة والخارجة فعلًا:

0 + 2400 − 150 − 48 − 100 − 1902 = 200.

هذا هو المبلغ المحتجز نفسه. لا نطرح 200 مرة أخرى في هذه المعادلة، لأننا طرحنا التسوية البنكية الفعلية 1902 بالفعل. الاختبار الأول يفسر الإيداع، والثاني يفسر ما بقي عند المزود. عندما يتفقان، تستطيع تتبع كل جزء من الـ2400 دون إخفاء مبلغ.

تجنب إنشاء مبيعات جديدة عند وصول التسوية

إذا كانت عملية البيع مسجلة أصلًا مع وسيلة دفعها، فإن وصول تسويتها للبنك لا يجعلها بيعًا آخر. احتفظ بسجل وسيط يربط مبالغ وسيلة الدفع بالتحويلات الخارجة منها، سواء داخل أداتك أو في ورقة مطابقة مساندة. لا نفترض أن كل تطبيق يربط هذه الحركات تلقائيًا.

كذلك لا تحذف عملية بيع من يومها فقط لأن ردها دخل في تسوية لاحقة. احتفظ بمرجع البيع ومرجع الرد وتاريخ كل منهما. هذه الورقة تطابق حركة الأموال، ولا تحاول وحدها تحديد كل قيود الإيراد أو الضريبة.

إذا بقي فرق، ما الذي تفحصه أولًا؟

• حالة العملية: تفويض بطاقة بقيمة 600 لم يُحصّل بعد لا يدخل تلقائيًا ضمن مدفوعات هذه التسوية. راجع حالة التحصيل لدى المزود.
• فترة التقرير: قد تكون عملية بعد وقت القطع انتقلت إلى دفعة أخرى.
• العملة: لا تطابق مبلغًا بعملة مع مبلغ بعملة أخرى دون بيانات التحويل والرسوم الفعلية.
• الرد أو الاعتراض: ابحث برقم العملية، لا بقيمة المبلغ وحدها؛ قد تتكرر القيمة بين عملاء مختلفين.
• البنك: إذا أظهر المزود 1902 والبنك 1900، افحص رسوم البنك أو طريقة عرض القيد. لا تفترض أن الفرق 2 رسم قبل العثور على مستنده.
• التكرار: لا تستورد ملف التسوية نفسه مرتين بسبب تغيير اسمه.

لا ترسل كشفًا كاملًا يحوي معلومات العملاء لمجرد الاستفسار عن تسوية واحدة. غالبًا يكفي للبحث الأولي مرجع التسوية والتاريخ والعملة والمبلغ عبر قناة الدعم المعتمدة، ثم المعلومات اللازمة فقط إذا طُلبت.

احتفظ بورقة مطابقة ببنود مفتوحة واضحة

لكل تسوية، اكتب: مرجعها، والعملـة، ومجموع المدفوعات، والردود، والرسوم، والتعديلات، والمبلغ المحتجز، والمبلغ المتوقع، والمبلغ البنكي، والفرق، وحالة المراجعة. اربط كل بند بملف أو مستند يمكن الرجوع إليه.

1. استخرج كشف المزود وكشف البنك للفترة المناسبة.
2. طابق مرجع التسوية، ثم مكوناتها، ثم المبلغ البنكي.
3. راجع رصيد المزود الافتتاحي والختامي لمعرفة ما لم يُصرف بعد.
4. سجّل سبب كل فرق معروف، واترك غير المعروف مفتوحًا مع موعد متابعة.
5. عند حل بند لاحقًا، اربطه بالورقة الأصلية بدل مسح أثره.

افتح ورقة مطابقة تسوية البطاقات القابلة للطباعة؛ تتضمن هذا المثال وصفوفًا فارغة لحالتك. الحسابات فيها يدوية، حتى تظل المراجع والافتراضات ظاهرة.