دفعات العملاء المقدمة: كيف تسجلها وتراجع المتبقي دون تكرار؟

دفع العميل جزءًا من قيمة طلبه قبل تسليمه. المال أصبح لديك، لكن الطلب لم يكتمل بعد. إذا اكتفيت بكتابة «تم دفع 600»، فقد تنسى لاحقًا أي طلب يخص المبلغ. وإذا سجلته مرتين، مرة دفعة ومرة إيرادًا على الحساب نفسه، فلن يعبر الرصيد عن العلاقة الصحيحة بينكما.

يمكن تنظيم الدفعة المقدمة في دفتر العميل مع وصف يربطها بالطلب، ومراجعة اتجاه الرصيد قبل استحقاق قيمة الطلب وبعده. الأهم أن تفرّق بين المال المستلم، والمبلغ الذي أصبح مستحقًا، وحالة التنفيذ؛ فكل منها يجيب عن سؤال مختلف.

ابدأ من الاتفاق ومرجع الطلب

قبل التسجيل، حدّد العميل والعملة ورقمًا أو اسمًا واضحًا للطلب. دوّن المبلغ المقبوض وتاريخه، وما اتفقتما عليه بشأن التسليم وبقية الدفعات. استخدم وصفًا عمليًا مثل «دفعة مقدمة — طلب 31» بدل كلمة «دفعة» وحدها.

احتفظ بما يوضح الاتفاق خارج الاختصارات الحسابية أيضًا. وجود مبلغ في الحساب لا يخبرك بمفرده بأن الطلب اكتمل، أو أن العميل استلمه، أو ما الذي اتفقتما عليه عند تغييره. ولا تحدد تسمية «عربون» وحدها كيفية معالجة الإلغاء؛ ارجع إلى الاتفاق قبل تنفيذ أي تسوية.

مثال: 600 للعميل ثم 1,200 عليه

في المثال التالي، حساب العميل جديد ورصيده صفر، والعملة واحدة، ولا توجد أي عمليات أخرى. قيمة الطلب المتفق عليها 1,800. استلمت 600 مقدمًا قبل أن تثبت قيمة الطلب مستحقة على العميل.

في حساب عميل داخل زوّد، تقلل حركة «سداد» الرصيد. لذلك فإن تسجيل 600 مستلمة مع عدم وجود دين سابق يجعل الرصيد 600 لصالح العميل. الحساب لم يختفِ ولم يصبح به خطأ لمجرد تغير اتجاه الرصيد؛ أصبح يُظهر أن لديه مبلغًا مقدمًا لديك.

عندما يصبح مبلغ الطلب البالغ 1,800 مستحقًا فعلًا وفق التعامل الذي توثقه، تسجله مرة واحدة. تصبح النتيجة: 1,800 ناقص 600، أي 1,200 مستحقة عليك تحصيلها.

هذا مثال لمتابعة رصيد العميل، وليس بيانًا بأن المبلغ المقبوض كله ربح. تكاليف تنفيذ الطلب ومصروفاته تحتاج متابعة مستقلة، ولا تحسمها نتيجة الحساب المتعادل.

تطبيق المثال في زوّد خطوة بخطوة

أنشئ حسابًا من نوع «عميل»، أو افتح حسابه الموجود بعد التأكد من الاسم والعملة. اترك الرصيد الافتتاحي صفرًا في هذا المثال؛ لا تضع المقدم فيه ثم تضيفه مرة أخرى كحركة.

عند قبض المقدم، افتح «تسجيل سداد»، وأدخل 600 كرقم موجب. أضف في الملاحظة مرجع الطلب وعبارة «دفعة مقدمة قبل التسليم»، وراجع التاريخ. بعد الحفظ، تأكد من أن اتجاه الرصيد لصالح العميل؛ قراءة «له» و«عليه» أهم من النظر إلى الرقم منفردًا.

قد يعرض التطبيق تنبيهًا عند وجود حركة تستحق المراجعة. لا تتجاوزه تلقائيًا: تأكد من أنها دفعة حقيقية لحساب صحيح، ومن أن المبلغ لم يُسجل سابقًا. وعندما تثبت قيمة الطلب المستحقة، استخدم المرجع نفسه في حركة الدين، ثم راجع النتيجة.

ستجد خطوات إنشاء الحساب في إضافة أول عميل، وطريقة إدخال الحركات في تسجيل الدين والسداد.

ثلاثة أخطاء تجعل المقدم يبدو مختلفًا

الخطأ الأول هو إنشاء دين صوري بمقدار 600 فقط حتى تتمكن من تسجيل مقدم 600 عليه. سيظهر الحساب متعادلًا، لكنك أخفيت أن العميل دفع لك قبل إثبات المستحق. اكتب الحقيقة التي حدثت، وراجع اتجاه الرصيد.

الخطأ الثاني هو إثبات قيمة الطلب كاملة، ثم إثبات الباقي وحده كدين جديد أيضًا. في مثالنا، تسجيل 1,800 ثم دين إضافي 1,200 يضاعف جزءًا من المطلوب. الباقي نتيجة الحركات، وليس عملية بيع ثانية.

الخطأ الثالث هو تسجيل المقبوض نفسه مرتين على حساب العميل تحت نوعين مختلفين. إذا سجّلت السداد، فلا تُنشئ حركة إيراد أخرى على الحساب نفسه لنفس المبلغ لمجرد وصفه بأنه دخل إلى يدك؛ راجع أثر كل تسجيل قبل اعتماده.

قائمة مراجعة قبل إقفال الطلب

• مرجع الطلب متطابق في المقدم وقيمة الطلب وبقية الدفعات.
• مجموع الدفعات الفعلية يطابق ما استلمته دون تكرار.
• قيمة الطلب المستحقة تعكس الاتفاق النهائي، بما فيه أي تغيير موثق.
• اتجاه الرصيد مفهوم: هل للعميل مبلغ أم عليه مبلغ؟
• حالة التسليم مؤكدة بصورة مستقلة عن رصيد الحساب.

إذا دفع العميل مقدمًا لطلبين، ميّز كل طلب في الملاحظات. رصيد الحساب يجمع العلاقة كلها؛ الوصول إلى صفر لا يثبت وحده اكتمال كل طلب على حدة.

وإذا كان الطلب جزءًا من مشروع منزلي، فراجع طريقة فصل مستحقات الطلب ومصروفاته حتى تبقى تكلفة التنفيذ واضحة بجانب رصيد العميل.

أسئلة شائعة

هل أسجل المقدم مبلغًا سالبًا؟

في نموذج السداد أدخل المبلغ موجبًا واختر النوع الصحيح. التطبيق يحسب أثر الحركة واتجاه الرصيد؛ الإشارة اليدوية السالبة ليست بديلًا عن اختيار النوع.

هل أغيّر نوع الحساب إلى مورد ليظهر المبلغ للعميل؟

لا. المثال لحساب عميل، واتجاه الرصيد يمكن أن يصبح لصالحه بسبب الدفعة المقدمة. تغيير نوع الحساب لتجميل النتيجة يغيّر معنى الحساب.

ماذا أفعل إذا ألغي الطلب؟

راجع ما نُفذ وما استُحق وما اتفقتما على رده، ووثّق تسوية المبلغ الفعلية. لا تحذف دفعة حدثت لمجرد إغلاق الطلب، ولا تنشئ بيعًا وهميًا لتصفير الرصيد. إذا التبست عليك حركة التصحيح، اطلب دعمًا قبل تعديل السجل.

اجعل أول تجربة سهلة المراجعة

اختر طلبًا بسيطًا، واكتب ثلاث قيم: المقبوض مقدمًا، والمستحق الفعلي، والباقي. ثم طابقها مع كشف حساب العميل. حمّل زوّد حساباتك من Google Play لتبدأ هذه المراجعة على Android؛ تتوفر خطة مجانية وباقة Pro اختيارية للتوسع.