نظّم سلفة الموظف وسدادها بحساب مستقل وتصنيف مخصص في زوّد، مع مثال للرصيد وحدود واضحة للفرق بين سجل السلف ونظام الرواتب.
يمكن استخدام حساب مخصص في زوّد حساباتك لتسجيل سلفة موظف ومتابعة ما سدده وما بقي عليه. أضف تصنيفًا مثل «موظف» أو «سلف موظفين» بدل وضع الجميع تحت عميل أو مورد. التصنيف ينظم السجلات، ولا يحوّل التطبيق إلى نظام رواتب أو ينشئ حساب دخول للموظف.
هذا دليل استخدام من موقع زوّد الرسمي، يستند إلى خصائص التحديث الموضحة في صفحة آخر تحديث. إذا كانت نسختك أقدم، تحقق من توفر تحديث التطبيق قبل اتباع الخطوات.
متى يفيد الحساب المخصص؟
يفيد عندما تدفع سلفة لشخص ثم تستردها دفعة واحدة أو على دفعات وتريد كشفًا مستقلًا يوضح الحركة. اجعل الحساب باسم الشخص، والتصنيف باسم المجموعة؛ مثل حساب «موظف تجريبي» ضمن «سلف موظفين». أما تسمية الحساب «راتب» وحدها فلا توضح صاحب المبلغ أو الفترة المقصودة.
افصل السلفة القابلة للسداد عن مصروف الراتب. جمعهما دون وصف واضح يجعل الرصيد أصعب في الفهم، وقد يوحي بأن كل مبلغ مدفوع دين على الموظف. التصنيف لا يقرر طبيعة الحركة نيابة عنك.
خطوات إنشاء السجل وتوثيق الدفعات
- افتح إضافة حساب، وأدخل اسمًا يميز الشخص المقصود.
- استخدم خيار إضافة تصنيف للحساب، واكتب تسمية مناسبة مثل «سلف موظفين».
- حدد العملة التي ستستخدمها فعليًا. في التثبيت الجديد يبدأ الاختيار بالدولار ويمكن تغييره؛ تغيير الاختيار لا يحوّل مبالغ قديمة إلى عملة أخرى.
- سجّل مبلغ السلفة بتاريخها ووصف يوضح أنها مستحقة على صاحب الحساب.
- عند السداد أضف حركة مستقلة تقلل المستحق، مع مرجع الإيصال أو ملاحظة الدفعة.
- راجع اتجاه الحركة والرصيد بعد الحفظ قبل إدخال بقية السجلات.
لا تعتمد على كلمة «دائن» أو «مدين» وحدها دون مراجعة أثرها في الحساب. جرّب مبلغًا بسيطًا أولًا، وتأكد أن السلفة تزيد المستحق وأن السداد ينقصه. يمكنك إرفاق صورة أو ملف للحركة لتسهيل مراجعتها لاحقًا.
مثال: سلفة 600 وسداد 100
الأرقام التالية مثال توضيحي بعملة واحدة، وليست قاعدة لاحتساب الأجور.
| الحركة | المبلغ | المستحق المتبقي |
|---|---|---|
| دفع سلفة موثقة | 600 | 600 |
| استلام سداد جزئي | 100 | 500 |
| استلام بقية السلفة | 500 | 0 |
سجّل الدفعتين في تاريخيهما بدل تعديل السلفة الأصلية من 600 إلى 500 ثم إلى صفر. بقاء الحركات يوضح كيف وصل الرصيد إلى نتيجته ويساعد على مطابقة ما اتفقتما عليه. راجع الكشف مع المستندات قبل مشاركته.
ماذا لا يفعله تصنيف «موظف» أو «راتب»؟
لا يحسب التصنيف راتبًا تلقائيًا، ولا يطبق خصمًا دوريًا، ولا يدير الحضور أو الضرائب أو استحقاقات العاملين. كذلك لا يمنح الموظف صلاحية دخول أو وصولًا مشتركًا لبياناتك. إذا احتجت هذه العمليات، فقيّم نظام رواتب أو إدارة موظفين مناسبًا بدل افتراض أنها مضمّنة في تسمية الحساب.
أسئلة شائعة
هل أضع جميع الموظفين في حساب واحد؟
الحساب المستقل لكل شخص يجعل الرصيد والكشف أوضح. استخدم التصنيف لتجميع النوع، وليس لدمج مستحقات أشخاص مختلفين في رصيد واحد.
هل يتحول الحساب إلى عميل أو مورد عند إضافة التصنيف؟
التصنيف المخصص تسمية لتنظيم الحساب العام. اختر وصفًا مفهومًا لحاجتك، وراجع الحركات والرصيد؛ الاسم وحده لا يغير المعنى المالي للمبلغ.
ما الخطوة التالية؟
ابدأ بحساب تجريبي وسلفة وسداد، ثم راجع دليل زوّد حساباتك وطريقة حفظ نسخة احتياطية قبل نقل سجل عملك كاملًا.
عن الجهة الناشرة والمنهج التحريري
فريق زوّد حساباتك
مقال إرشادي يقدّم خطوات عملية بلغة واضحة. راجع المستندات وسياسات نشاطك قبل اعتماد أي إجراء محاسبي أو قرار تحصيل.
- نُشر
- آخر تحديث
- وقت القراءة
- 4 دقائق
حوّل متابعة الحسابات إلى خطوات أبسط
سجّل العمليات، تابع الديون، وشارك كشوف PDF واضحة من هاتفك.
